“Admin ơi, team em hết chỗ cho nhân viên mới rồi”
“Admin ơi, có chuột, có gián, có muỗi”
“Admin ơi, nóng quá, điều hòa hỏng rồi”
“Admin ơi, thang máy bị treo rồi”
“Admin ơi, nhà vệ sinh hết giấy”
“Admin ơi, cây của em bị chuột cắn”
“Admin ơi, hết nước”
……..
2 năm trước, một ngày của chúng tôi là chạy theo và xử lý với 7749 các câu hỏi và thắc mắc về dịch vụ văn phòng. Ngày nào cũng có những vấn đề mới phát sinh, ngày nào cũng có những hỏng hóc cần phải sửa chữa ngay và luôn.
Lúc đó, mục tiêu cấp thiết Ban lãnh đạo công ty giao cho team Admin là nâng cao chất lượng dịch vụ trong thời gian ngắn nhất có thể. Đây thực sự là một mục tiêu rất thách thức với nhiều những khó khăn: khó khăn khi đội ngũ team đang chưa được ổn định, khối lượng công việc phát sinh nhiều, quá trình làm việc với Ban quản lý tòa nhà cũng có nhiều vướng mắc.
Nhưng sau 2 năm nhìn lại, đội ngũ Admin đã tạo ra rất nhiều sự đổi mới, vừa đảm bảo phát triển nguồn lực, đồng thời hoàn thành mục tiêu được giao là nâng cao dịch vụ hành chính và hạ tầng tốt hơn so với những năm trước.
Hôm nay, team Admin chúng mình xin thông qua OneTeam để bật mí một vài điều đặc biệt của Admin, đồng thời hi vọng rằng thông qua những bật mí này, chúng ta có thể hiểu nhau hơn, tạo nên kết nối vững mạnh hơn và phối hợp ăn ý hơn trong tương lai.
Từng bước xây dựng, hoàn thiện và mở rộng cơ sở hạ tầng
Ngày mới thành lập, “nghe nói rằng” văn phòng làm việc của Funtap vỏn vẹn chỉ có 110m2 được cải tạo từ căn hộ chung cư 2 phòng ngủ ở Minh Khai, Hà Nội. Sau đó một thời gian, công ty chuyển tới văn phòng thứ 2 tại tòa nhà 315 Trường Chinh với diện tích khoảng hơn 300m2.
Nhưng sau 6 năm, tính đến quý III năm 2021, chúng ta đã “sở hữu” hệ thống văn phòng có diện tích gần 4.000m2 với 14 văn phòng (bao gồm các văn phòng ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh).
Không chỉ mở rộng về quy mô diện tích và số lượng, các tiện ích văn phòng cũng ngày một nhiều hơn. Chúng ta có thêm Funtime, thư viện Book Lounge, hội trường Đồng Đội, các studio,… Tất cả ra đời với không gian đẹp, rộng rãi, luôn sẵn sàng phục vụ các CBNV.
Đây được coi là một bước tiến lớn trong nửa cuối 2020 và đầu năm nay, cũng là minh chứng cho sự phát triển vượt bậc vươn tầm của công ty đặc biệt là trong giai đoạn nhiều doanh nghiệp còn đang nghĩ cách đứng vững trước Covid.
Tất cả các văn phòng được thi công mới và sửa chữa đảm bảo theo phong cách hướng tới không gian mở, tiện ích, nhiều cây xanh, thể hiện được văn hóa doanh nghiệp với các góc làm việc chill – sạch – đẹp.
Nâng cao chất lượng quản lý văn phòng
Hiện tại, số lượng câu hỏi hàng ngày mà các thành viên trong team Admin nhận được đã dần giảm đi, thay vào đó là những lời động viên, góp ý để nâng cao các dịch vụ văn phòng.
Hệ thống điện được quy hoạch lại gần như 100% nhằm đảm bảo an toàn, tiết kiệm và giảm thiểu các sự vụ cúp điện, quá tải điện. Ngoài ra, team Admin đã không ngừng tìm kiếm tham khảo và đưa các ứng dụng 4.0 vào công tác quản lý văn phòng như: triển khai điều khiển điều hòa thông minh, quản lý tài sản, thực hiện trình ký trên phần mềm online.
Cùng với những công việc trong phạm vi văn phòng công ty, team cũng đã tích cực trao đổi và làm việc với Ban quản lý tòa nhà để xử lý dứt điểm các vấn đề tồn đọng liên quan đến hạ tầng.
Nếu trước kia chỉ có khoảng 40% nhân sự công ty được gửi xe trong hầm tòa nhà thì đến nay gần 100% CBNV chính thức được trông giữ xe tại hầm. Các vấn đề về ùn tắc ra vào hầm giờ cao điểm cũng được giải quyết bằng việc thay mới hệ thống barie, dịch vụ bảo vệ.
Ngoài ra, vấn đề khó khăn nhất là khu vực nhà vệ sinh cũng đã được cải thiện rất nhiều. Team đã tìm rất nhiều cách thức làm việc với tòa nhà để yêu cầu việc thay sửa các thiết bị cũ hỏng, lắp lavabo rửa tay mới, lắp bệ đá, thay sửa hệ thống hút mùi, bóng đèn, thảm, thùng rác,… Tất cả đều nhằm mang lại một không gian thoải mái hơn để phục vụ tốt hơn đời sống CBNV.
Và bí quyết để Admin chúng mình có thể làm được những điều tưởng chừng như bất khả thi ấy là gì?
Đó chính là: “Làm việc đến khi đạt được kết quả mới thôi”.
Dù là phải làm trong thời gian thứ Bảy, Chủ Nhật hay thậm chí cả ngày lễ. Dù là cần thử những biện pháp và cách thức mới chưa từng làm. Chỉ cần có thể giúp hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu, Admin đều sẽ làm và sẽ làm hết sức mình.
Với đặc thù nhiều nữ, 1 nam, mỗi thành viên trong Admin đều cố gắng thực hiện đa nhiệm công việc, để linh hoạt xử lý các vấn đề và đầu việc được giao. Từ những công việc giấy tờ, lễ tân, cấp thuốc, thợ sửa chữa các loại đồ dùng văn phòng đến chuyện thương thảo mua bán, hoặc đơn giản nhưng nặng nhọc là bê vác đồ nặng, mỗi người trong team Admin đều có thể làm và đã từng làm.
Đồng thời, một bí kíp khác cũng giúp team đạt được rất nhiều thành tích mới, đó chính là “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Mỗi người trong team Admin đều luôn sẵn lòng hỗ trợ nhau trong tất cả các đầu việc và cố gắng phối hợp với những team, những bộ phận khác trong công ty hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn.
Dù là phải làm trong thời gian thứ Bảy, Chủ Nhật hay thậm chí cả ngày lễ. Dù là cần thử những biện pháp và cách thức mới chưa từng làm. Chỉ cần có thể giúp hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu, Admin đều sẽ làm và sẽ làm hết sức mình.
Nào có ai một đêm thành danh, tất cả đều là bách luyện mới thành thép.
Đội ngũ Admin tin rằng, vượt qua được gian khó sẽ có những trái ngọt trái thơm. Cho nên, mỗi giờ, mỗi ngày làm việc chúng mình đều không ngừng nỗ lực. Bên cạnh đó, Admin cũng may mắn khi nhận được rất nhiều sự hỗ trợ của BOD, quản lý bộ phận và của anh chị em đến từ tất cả các mảng kinh doanh trong công ty.
Chúng ta đã cùng nhau xây dựng “một ngôi nhà” khang trang và đầy đủ. Thế nhưng để giữ ngôi nhà luôn sạch, đẹp, ngày càng thông minh, thân thiện, chúng ta còn cần phải cố gắng rất nhiều. Team Admin chúng mình sẽ luôn nỗ lực từng ngày cùng với toàn thể anh chị em để tạo dựng nên một không gian làm việc tuyệt vời cho tất cả chúng ta.
From Admin with love!
